Fonction publique d'Etat

Secrétaire gestionnaire de laboratoire F/H (réf.FDLS42)

France, Ile-de-France, Paris (75)

Sorbonne Université – Faculté des sciences et Ingénierie

Résumé
de l'offre

Référence de l'offre

2019-245650

Poste à pourvoir le

01/09/2019

Catégorie

B

Quotité de temps de travail

Temps complet

Postuler

Informations générales

Domaine fonctionnel & emploi

Administration générale

Description du poste

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Au sein de Sorbonne Université, la Faculté des Sciences et Ingénierie couvre un large éventail de disciplines scientifiques. Elle est composée de 79 laboratoires de recherche, 22 départements de formation et 6 UFR (Unité de Formation et de Recherche) en chimie, ingénierie, mathématiques, physique, sciences de la vie ainsi que Terre, Environnement et Biodiversité. Elle compte également l’École Polytechnique universitaire - Polytech Sorbonne -, l’Institut d’Astrophysique de Paris, l’Institut Henri Poincaré, trois stations marines localisées à Banyuls-sur-Mer, Roscoff et Villefranche-sur-Mer ces trois dernières ayant, avec la structure ECCE-TERRA, le statut d'observatoire des sciences de l'Univers.

Présentation de la Direction :
Le LPSM créé le 1er janvier 2018, issu de la fusion du Laboratoire de Probabilités, Modèles Aléatoires et du Laboratoire de Statistique Théorique et Appliquée a un effectif de 220 personnes et un budget total de 3,8 M €.
Le laboratoire compte environ 220 membres, dont 90 enseignants-chercheurs permanents, 85 thésards, une équipe de soutien et support à la recherche de 9 personnes, répartis sur les deux sites de Jussieu et de Sophie Germain aux Grands Moulins.
Les thèmes de recherche abordés concernent des domaines très variés et recouvrent aussi bien des mathématiques fondamentales que des applications et des interactions dans des domaines aussi divers que la médecine, les sciences humaines, les sciences de la vie, l'astrophysique, ou la finance...

Descriptif du poste

Fonctions : Secrétaire gestionnaire de laboratoire

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation    

BAP : J

 

Mission : le/la secrétaire gestionnaire de laboratoire assure le suivi des dossiers qui sont sous sa responsabilité (crédits et suivi de missions). Elle est chargée d’assurer l’accueil physique et téléphonique du public pour le laboratoire. Au sein d’une équipe de 6 personnes, il/elle est placé(e) sous la responsabilité directe de l’Administratrice du laboratoire.

 

Activités principales :

Assurer le suivi des crédits : commandes, factures, bilans, contrôles
Assurer le suivi des missions : établissement de l’ordre de mission, estimation des frais, liquidation, conservation des pièces justificatives
Accueillir, informer et orienter les étudiants, doctorants, chercheurs et enseignants-chercheurs
Accueillir les visiteurs : réservation d’hôtel, financement du séjour, mise à disposition de bureau, matériel...
Assurer les relations avec de nombreux interlocuteurs (gestionnaires, agents, fournisseurs, tutelles...)
Gérer et traiter les informations écrites (courriers et méls) et orales (téléphone)
Rédiger et mettre en forme des documents divers
Classer et archiver les documents
Mettre à jour les inventaires du materiel du laboratoire

Conditions particulières d'exercice

Conditions particulières d’exercice : Le laboratoire est divisé en 2 sites, l’agent travaille à Jussieu mais peut être amené à se déplacer à Sophie Germain.

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
Notion de base en gestion budgétaire et comptable
Connaissances en anglais, minimum niveau A1
 

Savoir-faire requis :

Maîtriser les outils bureautiques Word et Excel et connaître les logiciels de navigation.
Maîtriser si possible les logiciels de gestion SIFAC et GESLAB
Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint
Rédiger des documents, les enregistrer et les classer
Utiliser les outils bureautiques, Word et Excel
Savoir rendre compte et communiquer
 

Savoir être :

Savoir travailler en équipe et être rigoureux,
Savoir faire prevue d’autonome et de réactivité
Avoir le sens de la confidentialité

Niveau d'études minimum requis

Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Informations complémentaires

Toute candidature doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : Sciences-DRH-recrutement@sorbonne-universite.fr

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)