Administration générale

Responsable de site (Madrillet)

Réf. 2020-348022

Seine Maritime (76), France

Responsable de site (Madrillet)

Organisme de rattachement

Université de Rouen - Normandie

Employeur

Université de Rouen Normandie

Versant

Fonction publique d'Etat

Catégorie

B

Poste à pourvoir le

11/02/2020

Quotité de temps de travail

Temps complet

Postuler

Informations générales

  • Domaine fonctionnel & emploi Administration générale • RESPONSABLE DE LA COORDINATION ADMINISTRATIVE (FPE - FP2ADM01)
  • Date de publication 11/02/2020
  • Date de fin de publication 11/03/2020

Description du poste

Descriptif de l'employeur

Forte d'environ 2500 personnels et 30 000 étudiants, l'université de Rouen Normandie est dotée d'un budget d'environ 225 M€. Elle comprend 6 UFR, 5 instituts, 1 école interne, des services des affaires générales et des services communs, répartis sur 6 communes.

L’UFR Sciences et Techniques est une composante multi-sites, elle est présente sur les campus de Mont Saint Aignan, du Madrillet et d’Evreux. Elle accueille, en sa qualité de gestionnaire, des activités de recherche et d’enseignement (3685 étudiants) sur 11 bâtiments pour une surface supérieure à 100 000 m2. Elle comprend 7 départements d’enseignement (biologie, chimie, géosciences et environnement, informatique, langues et communication, mathématiques et physique) et 14 laboratoires, 3 labex, 1 equipex, 8 fédérations, 1 institut de recherche l’IREM et 4 plateformes techniques.

Aux usagers de l’UFR se rajoutent ceux de l’ESITech, de la COMUE, des services et direction de l’Université implantés sur les 2 campus de Mont Saint Aignan et du Madrillet (Direction Système d’Information, maison du doctorat, PC sécurité, Service Commun de Documentation), du CNAM et du CROUS.

 

Descriptif du poste

MISSION PRINCIPALE

Le·La Gestionnaire de site assure des missions logistiques et administratives. Il·Elle réalise des actes administratifs dans le cadre du pilotage de l’UFR au nom et pour le compte de sa direction, dans le respect des règles et des procédures en vigueur à l’UFR et dans l’établissement.

Elle·Il peut être missionné·e par la direction de l’UFR sur certains dossiers (réorganisation de services sur le site, aménagement de locaux, etc.) et rend compte de leur avancée à la direction de l’UFR. Il·Elle veille à la bonne marche des services de l’UFR implantés sur le campus du Madrillet, au bon fonctionnement des locaux et des matériels dont l’UFR a la responsabilité et assure la coordination de ces services en proposant des changements d’organisation qu’elle·il jugerait nécessaire ou utile.

Ayant un rôle pivot entre les différentes structures hébergées sur le campus, il·elle est à l’écoute de celles-ci tout en replaçant les demandes, les besoins et les questions dans le contexte d’ensemble des bâtiments de l’UFR et des entités qui y exercent. Elle·Il rend compte à la direction de l’UFR-ST pour construire les réponses à apporter.

Le.La responsable de site intervient au quotidien dans l’animation et le pilotage des services du site du Madrillet et doit créer un lien de confiance avec les agents et l’ensemble des usagers du site. Elle·Il travaille sous l’autorité hiérarchique directe du directeur administratif de composante et est intégré·e à l’équipe de direction dirigée par la doyenne.

 



ACTIVITES ASSOCIEES

Mission 1 : Assurer la responsabilité administrative adjointe du campus :

Encadrer les services placés sous sa responsabilité directe (N+1 de 3 agents) et coordonner l’activité du service général (N+2 de 9 agents) ;

Coordonner et gérer administrativement ces agents ;

Informer et accompagner dans leurs démarches les personnels, les usagers et les partenaires ;

Coordonner et diffuser l’information en interne et en externe ; 

Apporter ressources et expertise dans les domaines de la gestion administrative (conventions de mises à disposition de locaux, cahiers des charges de marchés publics…) et procéder à l’archivage des pièces administratives ;

Participer à l’instruction de dossiers transversaux à l’UFR : prévision budgétaire, organisation des services, aménagement des locaux, représentation de la direction de l’UFR-ST auprès d’associations et au sein de différents groupes de travail ainsi que lors de manifestations ;

Rendre compte à la direction de l’UFR de l’état d’avancée des dossiers.

 

Mission 2 : Assurer et gérer les aspects logistiques des locaux

Coordonner l’organisation de salons, colloques, manifestations et conférences ayant lieu dans les locaux de l’UFR, site du Madrillet ;

Effectuer le suivi du marché public d’entretien des locaux,

Être le relais de la direction de l’UFR auprès des associations étudiantes installées dans les locaux de l’UFR-ST ;

Gérer le matériel et les fournitures

Conditions particulières d'exercice

Contraintes horaires, disponibilité.

 

CDD Catégorie B /INM 343 1er échelon au 1.1.19 / traitement brut et indemnité de résidence soit un total 1623€ brut mensuel

Profil recherché

COMPETENCES PRINCIPALES

Savoir / connaissances

Rendre compte de l’état d’avancement d’un dossier

Appliquer les normes de présentation administratives

Maîtriser l’orthographe et la syntaxe.

 

Savoir faire / compétences opérationnelles

Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

 

Savoir être / compétences comportementales

Travailler en équipe au sein du service et partager l’information

Loyauté

Savoir rendre compte

Capacité d’écoute

Réactivité

Sens de l’organisation

Savoir transférer ses connaissances

Savoir collaborer avec différents interlocuteurs externes aux services

Faire preuve de diplomatie et de discrétion

Etre force de proposition

Savoir s’adapter

Capacité d’autonomie, de rigueur.

 

 

Niveau d'études minimum requis

Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Information complémentaires

Transmettre CV et lettre de motivation à doyen.sciences@univ-rouen.fr.

Pour les candidats retenus après étude de leur dossier, un entretien devant la commission de recrutement sera organisé.

 

IMPORTANT :

L'envoi des candidatures se fera exclusivement par mail à l'adresse électronique doyen.sciences@univ-rouen.fr.


Aucune candidature déposée par voie électronique dans l'application de la Place de l'Emploi public ne sera traitée.

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux contractuels