Fonction publique d'Etat

Responsable administratif d'UFR F/H (réf.FDLL33)

France, Ile-de-France, Paris (75)

Sorbonne Université – Faculté des lettres

Résumé
de l'offre

Référence de l'offre

2019-224830

Poste à pourvoir le

04/07/2019

Catégorie

A

Quotité de temps de travail

Temps complet

Postuler

Informations générales

Domaine fonctionnel & emploi

Enseignement supérieur • Recherche • Développement

Description du poste

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté des Lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la faculté des Lettres  :
La faculté des Lettres de Sorbonne Université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.

Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’ESPE). Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218 enseignants chercheurs et 630 personnels BIATSS. La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

Présentation de la Direction :
Structure de référence : Institut d’Art et Archéologie / UFR Histoire de l’Art et Archéologie.
Rattachement hiérarchique au sein de la structure : Directrice de l’UFR d’Histoire de l’Art et Archéologie et du bâtiment Institut d’Art et Archéologie.

Localisation :
Institut d’Art et d’Archéologie
3, rue Michelet - 75006 Paris

Descriptif du poste

Fonctions : Responsable administratif de l'UFR d’Histoire de l’Art et Archéologie et du bâtiment Institut d’Art et Archéologie  F/H 
Catégorie : A
Corps : Ingénieur-e d'études
BAP : J
Emploi-type  : Ingénieur d’études en gestion administrative et pilotage

Mission :

  • Administration : Assurer, pour les étudiants et les enseignants, les conditions matérielles et l’organisation administrative nécessaire au bon déroulement de l’enseignement. Organiser le service des personnels administratifs et techniques contribuant à cette mission. Participer à l’élaboration et suivre l’exécution du budget.
  • Pédagogie : Assurer l’organisation des enseignements en partenariat avec les services centraux de la Faculté des Lettres de Sorbonne Université (scolarité) et sur les deux sites d’implantations de l’UFR (Institut d’Art et Archéologie et INHA).
  • Bâtiment : Assurer le fonctionnement du site de l’Institut d’Art et Archéologie.

Activités principales :

  • Coordonner l’équipe administrative et technique de l’Institut d’Art et Archéologie (13 agents) et de l’INHA (1 agent), gérer les congés et formations, réaliser les entretiens professionnels.
  • Suivre les dossiers des enseignants (primes, mise à disposition, titularisation, détachement).
  • Élaborer et gérer le budget de l’UFR et du bâtiment.
  • Élaborer le planning de l’IAA et de l’INHA.
  • Participer à l’organisation des comités de sélection.
  • Organiser les réunions.
  • Organiser et coordonner les enseignements (une licence avec 2 parcours, 2 double-licence, les masters recherche et professionnel, 7 parcours).
  • Réaliser les brochures de présentation des cursus.
  • Élaborer les emplois du temps des enseignants.
  • Gestion et suivi des étudiants sur Apogée, préparation des jurys, saisie des modalités de contrôle.
  • Organisation des examens, suivi des dossiers de validation, en liaison avec les services de la scolarité (validations, examens), suivi des admissions.
  • Participer aux journées portes ouvertes.
  • Préparer les conseils d’UFR.
  • Mettre en application les règles d’hygiène et de sécurité en collaboration avec les services centraux et le gestionnaire du bâtiment.

Encadrement : Oui
Nb agents encadrés par catégorie : 0 A -  2 B – 12 C

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Réglementation applicable au domaine d’activité professionnelle (pédagogie, finances)
  • Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

  • Capacité à élaborer un budget
  • Capacité à conduire un projet
  • Capacité à interagir
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser
  • Capacité à proposer des initiatives

Savoir-faire transversaux  :

  • Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires)…
  • Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
  • Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
  • Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
  • Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures 
  • Capacité à conduire et accompagner un projet
  • Capacité à conduire un entretien, une réunion
  • Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
  • Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
  • Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
  • Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
  • Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
  • Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
  • Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations

Savoir être :

  • Bon relationnel et sens du travail en équipe
  • Disponibilité et réactivité
  • Sens de l’analyse et force de proposition
  • Adaptabilité et autonomie
  • Organisation et rigueur
  • Sens du service public
  • Confidentialité

 

 

Niveau d'études minimum requis

Niveau II : Bac + 3 Licence, licence professionnelle

Informations complémentaires

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : lettres-DRH-recrutement@sorbonne-universite.fr

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)