Fonction publique d'Etat

Responsable achats F/H (réf.FDLL15)

France, Ile-de-France, Paris (75)

Sorbonne Université – Faculté des lettres

Résumé
de l'offre

Référence de l'offre

2019-169359

Poste à pourvoir le

20/06/2019

Catégorie

A

Quotité de temps de travail

Temps complet

Postuler

Informations générales

Domaine fonctionnel & emploi

Achat • RESPONSABLE ACHAT (FPE - FP2ACH01)

Description du poste

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté des Lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Faculté des Lettres :
La Faculté des Lettres de Sorbonne université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.

Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’ESPE). Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218 enseignants chercheurs et 630 personnels BIATSS. La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

Présentation du service :
La mission des achats est rattachée à la Direction des Finances et des Achats de la Faculté des Lettres.

Le responsable achats facultaire est rattaché au Directeur des finances et des achats de la Faculté et fait partie intégrante du réseau fonctionnel dédié à l’achat créé au niveau de l’établissement.

 

Descriptif du poste

Fonctions : Responsable achats F/H
Catégorie : A
Corps : Ingénieur-e d’études de recherche et de formation                 
BAP : J

Missions : Dans le cadre de la politique générale des achats de Sorbonne université, le chargé des achats et des marchés conçoit, propose et réalise des opérations liées à la politique d’achats de la Faculté et à la passation des marchés correspondants.


Activités principales :

Organiser la fonction achat au sein de la Faculté :

-          Définir la politique d'achat au niveau facultaire en cohérence avec la stratégie globale de l'établissement et en assurer le suivi dans les différentes entités d'achat relevant du périmètre de la Faculté ;
-          Réaliser les achats relevant du périmètre de la Faculté au regard notamment de la délégation de signature dont son doyen bénéficie ;
-          Assurer des responsabilités fonctionnelles pour l'ensemble des achats réalisés dans les différentes entités d'achat relevant du périmètre de la Faculté.

Assurer l'efficacité des achats de la Faculté :
-          Mettre en œuvre les dispositifs permettant d'organiser le recensement des besoins ;
-          Passer les contrats et piloter l'exécution des marchés passés par son service, par la Direction des Achats de l’établissement, par un groupement ou par toute autre structure de l’établissement ;
-          Définir les processus et l'organisation des achats au sein de la Faculté en cohérence avec le processus global de l’établissement, tel que défini notamment par la Direction des achats ;
-          Optimiser l'ensemble des achats effectués par la Faculté sous les aspects qualité, coûts, délais, service dans le respect de la réglementation de l'achat public et la stratégie globale de l'établissement ;
-          Diffuser les informations achat, les méthodes et les outils d'achat au sein de la Faculté les différentes entités d'achat relevant du périmètre de la Faculté (cartographie, indicateurs) ;
-          Assurer le suivi de la performance des achats effectués au niveau facultaire ;
-          Participer à l'élaboration des systèmes d'information relatifs aux achats.

Planifier les achats de la Faculté :
-          Contribuer à l’établissement du plan d'action achats de l’établissement réalisé sous le pilotage de la Direction des achats de l’établissement ;
-          Mettre en place le plan d'action achats au niveau facultaire.


Conditions particulières d'exercice

Activités annexes :

  • Suivre l’exécution financière et technique des marchés et contrats publics, en collaboration avec les services budgétaire, comptables, les directions métiers facultaires et la Direction des Achats de l’Université
  • Elaborer et mettre à jour les procédures en fonction de la réglementation et de ses évolutions
  • Renseigner les bases de données du domaine achats
  • Développer la veille économique pour les domaines d’achats stratégiques
  • Accompagner, suivre et contrôler le Partenariat Public-Privé (P.P.P) dont le centre universitaire de Clignancourt fait l’objet
  • Intervenir en conseil juridique notamment auprès du Doyen de la Faculté

Profil recherché

Connaissances transversales requises :
-       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
-       Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
-       Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
-       Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
-       Connaissance approfondie du code des marchés publics
-       Connaissance générale du droit public et du contentieux de l’achat public
-       Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
-       Connaissances concernant les domaines de l’achat public dans l’enseignement supérieur et la recherche : fournitures, services et travaux

Savoir-faire :
-       Savoir utiliser les logiciels du domaine et maîtriser les outils informatiques (Word, Excel…) ainsi que le logiciel financier SIFAC
-       Capacité à utiliser les outils informatiques dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics
-       Capacité à anticiper et analyser les besoins d’achat
-       Capacité à rédiger les cahiers des charges correspondants
-       Savoir structurer, planifier et suivre les différentes phases d’une procédure d’achat depuis la définition des besoins à la notification des marchés
-       Capacité à analyser et Interpréter les textes législatifs ou réglementaires applicables à l’établissement
-       Capacité à proposer des axes d’amélioration

Savoir-faire transversaux  :
-       Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
-       Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
-       Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures 
-       Capacité à conduire et accompagner un projet
-       Capacité à conduire un entretien, une réunion
-       Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
-       Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
-       Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
-       Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
-       Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
-       Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service

Savoir être :

-       Bon relationnel et sens du travail en équipe
-       Disponibilité et réactivité
-       Sens de l’analyse et force de proposition
-       Adaptabilité et autonomie
-       Organisation et rigueur
-       Sens du service public
-       Confidentialité

Niveau d'études minimum requis

Niveau II : Bac + 4 Master 1 ou diplôme équivalent

Informations complémentaires

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : lettres-DRH-recrutement@sorbonne-universite.fr

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)