Fonction publique d'Etat

Directeur Adjoint de la Formation et de la Scolarité F/H (réf.FDLL24)

France, Ile-de-France, Paris (75)

Sorbonne Université – Faculté des lettres

Résumé
de l'offre

Référence de l'offre

2019-201729

Poste à pourvoir le

21/05/2019

Catégorie

A

Postuler

Informations générales

Domaine fonctionnel & emploi

Administration générale

Description du poste

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

La faculté des Lettres de Sorbonne Université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.
Elle comprend 18 UFR (Unités de Formation et de Recherche), 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le Celsa et l’Espé). Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218 enseignants chercheurs et 630 personnels BIATSS.

La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

Présentation de la Direction :
Au sein de la faculté des Lettres, la Direction de la Formation et de la Scolarité (DFS) exerce ses missions d’administration et de mise en œuvre de la politique de l’université, déclinée en matière de formation, pour les cursus Licence et Master ainsi que les diplômes d’université. Elle anime et réalise les opérations de scolarité concernant le public étudiant : gestion des admissions en formation initiale, réalisation des inscriptions administratives, préparation et suivi de la session initiale des examens, délivrance des diplômes.
Elle est en relation étroite avec
-       la Vice-Doyenne Formation et Scolarité,
-       la Direction Générale de la Faculté et les directions qui y sont rattachées,
-       la Direction de la Formation et de l’Insertion Professionnelle assurant, au niveau universitaire, le pilotage et la coordination des actions des trois facultés sur ce domaine.
Elle accompagne les représentants (enseignants et administratifs) des composantes (UFR et écoles internes) de la Faculté, dans leurs activités de formation et de scolarité. Ils bénéficient ainsi de son expertise pour l’utilisation des applications satellites du Système d’Information Étudiant (Apogée) déployé à l’échelle de l’université. Elle est composée de quatre services et comprend 29 agents.

Localisation : Site de la Sorbonne - 1 rue Victor Cousin – 75005 Paris

Descriptif du poste

Mission :

Le Directeur adjoint est placé sous l’autorité de la Directrice de la Formation et de la Scolarité de la faculté des Lettres. Dans ce cadre, il partage avec elle, par délégation, le pilotage des structures internes à la DFS :
· le Service de l’Offre de Formation et des Applications de Scolarité
· le Service des Admissions et des Inscriptions Administratives
· le Service des Examens
· le Service des Diplômes
et supplée, en tant que de besoin, la Directrice. 

En lien avec les chefs de service, le Directeur adjoint est chargé tout particulièrement
· de la conception de tableaux de bord et de suivi et plus largement de documents de synthèse relatifs à la formation et à la scolarité : il lui incombe de recueillir les données quantitatives et qualitatives permettant de mesurer l’activité des services, en distinguant les composantes concernées
· de participer à la conduite de projets, tels que la réorganisation de la Direction, à la recherche de convergence avec les autres facultés sur des thématiques du secteur
· de superviser et coordonner les actions de communication en lien avec la Direction de la Communication.

Activités principales :
- Assurer une veille réglementaire concernant les activités de la Direction (évolution des conditions d’accès à l’enseignement supérieur, des plateformes d’information et de candidature, des dispositifs tels que le départ en césure, des modalités de gestion des élèves de CPGE inscrits en cumulatif, etc.)
- Participer à l’organisation et à la coordination de l’ensemble des missions et des activités assurées par la DFS, au contrôle de la bonne application des procédures
- Élaborer des tableaux de bord et de suivi d’activité de la Direction avec les indicateurs les plus pertinents, superviser les réponses apportées aux sollicitations issues des enquêtes ministérielles, contribuer à l’établissement des fiches statistiques servant à illustrer le dialogue de gestion annuel entre le Décanat et les composantes facultaires
- Superviser et coordonner les actions de communication, contribuer à la diffusion de l’information dans les services et les composantes, sur le site institutionnel et l’intranet
- Contribuer à assurer l’interface avec les différents interlocuteurs, facultaires et universitaires
- Contribuer à la réflexion sur les dossiers transversaux : évolution de l’offre de formation, des outils de gestion, renouvellement du calendrier facultaire et des Modalités de Contrôle des Connaissances, recensement des capacités d’accueil et des modalités de candidature selon le niveau et le parcours de formation, réorganisation de la Direction, sécurisation et simplification des démarches des étudiants, etc… ;

- Participer au montage des dossiers soumis à l’examen du Conseil de Faculté ;

- Remplacer la Directrice en son absence.

 

Encadrement : OUI

Nb agents encadrés par catégorie : 2 A – 2 B

Conditions particulières d'exercice

L’activité de la direction est étroitement liée à l’organisation de l’année universitaire.

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

-       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France ;

-       Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et plus particulièrement de sa Faculté des Lettres ;

-       Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle ;

-       Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.

 

Savoir-faire :

-       Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats ;

-       Capacité à rendre compte ;

-       Capacité à élaborer des procédures découlant de nouvelles réglementations ou orientations stratégiques, à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations ;

-       Capacité à conduire et accompagner un projet et à fédérer autour de celui-ci ;

-       Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse ;

-       Capacité à interagir avec divers interlocuteurs.

 

Savoir-faire dans le domaine des ressources humaines :

-       Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires ;

-       Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrés, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels ;

-       Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents ;

-       Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service ;

-       Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle de la Direction en tenant compte des contraintes et des échéances ;

-       Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures ;

-       Capacité à conduire un entretien, une réunion ;

-       Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information.

 

Savoir être :

-       bon relationnel et sens du travail en équipe ;

-       sens des responsabilités et de l’initiative ;

-       disponibilité et réactivité ;

-       sens de l’analyse et force de proposition ;

-       adaptabilité et autonomie ;

-       organisation et rigueur ;

-       sens du service public ;

-       confidentialité.

Informations complémentaires

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : lettres-DRH-recrutement@sorbonne-universite.fr

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)