Administration générale

Assistant de secrétariat - Vacation 8 mois H/F

Réf. 2019-292671

Val de Marne (94), France

Assistant de secrétariat - Vacation 8 mois H/F

Organisme de rattachement

Etablissement de Communication et de Production Audiovisuelle de la Défense

Versant

Fonction publique d'Etat

Catégorie

C

Poste à pouvoir le

01/02/2020

Quotité de temps de travail

Temps complet

Pièce(s) jointe(s)

Postuler

Informations générales

  • Domaine fonctionnel & emploi Administration générale • Assistante/Assistant de direction (FPT - C1E/12)
  • Date de publication 21/11/2019

Description du poste

Descriptif de l'employeur

L’ECPAD est un établissement public administratif de 265 personnes, composé de 2/3 de civils et 1/3 de militaires. Cet établissement autonome a 4 missions principales : la production audiovisuelle, la formation aux métiers de l’audiovisuel, la conservation des archives et leur valorisation.

Descriptif du poste

Dans le cadre d’un renfort au sein du secrétariat de direction (composé de la responsable et de 2 secrétaires), en collaboration avec la cheffe de cabinet, l’assistant de secrétariat se charge de la gestion de l’agenda du directeur et du directeur adjoint.

A cette mission principale s’ajoutent celle de la vérification ou mise en conformité des documents et dossiers soumis à sa signature, celle de rédaction de courriers du directeur et celle de la suppléance de l’agent courrier. Il peut également apporter son concours aux sollicitations du secrétaire général, de la cheffe de cabinet et de la directrice de la communication notamment pour la mise en forme de courriers, lettres et dossiers...

 

De manière plus détaillée, les missions sont :

  • Filtrer les communications téléphoniques et accueillir au niveau de la Direction des invités du directeur et du directeur-adjoint
  • Prendre en compte les demandes de rendez-vous et réunions au profit du directeur et du directeur-adjoint
  • Préparer les aspects administratifs des déplacements et réunions du directeur et du directeur-adjoint
  • Assurer le travail de dactylographie et de mise en forme de la correspondance du directeur et du directeur adjoint
  • Réceptionner, distribuer et envoyer le courrier de l’établissement
  • Enregistrer et répartir le courrier de la direction
  • Archiver et classer les documents administratifs (électroniques et papier)
  • Être en soutien administratif du secrétaire général
  • Être en soutien administratif du chef de cabinet
  • Être en soutien administratif de la section communication
  • Vérifier la conformité des documents et des dossiers soumis à la signature (charte graphique, formules d’usage…)
  • Assurer les missions du bureau courrier

Conditions particulières d'exercice

L’acheminement du courrier s’effectue en véhicule de fonction.

Le poste est une vacation de 8 mois.

Profil recherché

Nous sommes particulièrement sensible aux candidatures regroupant les qualités suivantes :

  • faire preuve discrétion et de respect de la confidentialité
  • avoir une excellente expression orale et écrite
  • être disponibilité
  • avoir un esprit de synthèse
  • être réactif
  • avoir des connaissances sur le fonctionnement de la Fonction Publique
  • gérer son stress et son travail dans des délais contraints

Niveau d'études minimum requis

Niveau V : CAP, BEP ou diplôme équivalent

Information complémentaires

  • Horaire de travail : lundi à jeudi (08h30-17h20) et vendredi (08h30 - 16h10)
  • Restauration sur site : possible
  • Accès : voiture (parking), métro (7), RER (C)

Niveau d'études minimum requis

  • Ouvert aux contractuels