Assistant de secrétariat - Vacation 8 mois H/F
Réf. 2019-292671Val de Marne (94), France
Assistant de secrétariat - Vacation 8 mois H/F
Organisme de rattachement
Etablissement de Communication et de Production Audiovisuelle de la Défense
Versant
Fonction publique d'Etat
Catégorie
C
Poste à pouvoir le
01/02/2020
Quotité de temps de travail
Temps complet
Informations générales
- Domaine fonctionnel & emploi Administration générale • Assistante/Assistant de direction (FPT - C1E/12)
- Date de publication 21/11/2019
Description du poste
Descriptif de l'employeur
L’ECPAD est un établissement public administratif de 265 personnes, composé de 2/3 de civils et 1/3 de militaires. Cet établissement autonome a 4 missions principales : la production audiovisuelle, la formation aux métiers de l’audiovisuel, la conservation des archives et leur valorisation.
Descriptif du poste
Dans le cadre d’un renfort au sein du secrétariat de direction (composé de la responsable et de 2 secrétaires), en collaboration avec la cheffe de cabinet, l’assistant de secrétariat se charge de la gestion de l’agenda du directeur et du directeur adjoint.
A cette mission principale s’ajoutent celle de la vérification ou mise en conformité des documents et dossiers soumis à sa signature, celle de rédaction de courriers du directeur et celle de la suppléance de l’agent courrier. Il peut également apporter son concours aux sollicitations du secrétaire général, de la cheffe de cabinet et de la directrice de la communication notamment pour la mise en forme de courriers, lettres et dossiers...
De manière plus détaillée, les missions sont :
- Filtrer les communications téléphoniques et accueillir au niveau de la Direction des invités du directeur et du directeur-adjoint
- Prendre en compte les demandes de rendez-vous et réunions au profit du directeur et du directeur-adjoint
- Préparer les aspects administratifs des déplacements et réunions du directeur et du directeur-adjoint
- Assurer le travail de dactylographie et de mise en forme de la correspondance du directeur et du directeur adjoint
- Réceptionner, distribuer et envoyer le courrier de l’établissement
- Enregistrer et répartir le courrier de la direction
- Archiver et classer les documents administratifs (électroniques et papier)
- Être en soutien administratif du secrétaire général
- Être en soutien administratif du chef de cabinet
- Être en soutien administratif de la section communication
- Vérifier la conformité des documents et des dossiers soumis à la signature (charte graphique, formules d’usage…)
- Assurer les missions du bureau courrier
Conditions particulières d'exercice
L’acheminement du courrier s’effectue en véhicule de fonction.
Le poste est une vacation de 8 mois.
Profil recherché
Nous sommes particulièrement sensible aux candidatures regroupant les qualités suivantes :
- faire preuve discrétion et de respect de la confidentialité
- avoir une excellente expression orale et écrite
- être disponibilité
- avoir un esprit de synthèse
- être réactif
- avoir des connaissances sur le fonctionnement de la Fonction Publique
- gérer son stress et son travail dans des délais contraints
Niveau d'études minimum requis
Niveau V : CAP, BEP ou diplôme équivalent
Information complémentaires
- Horaire de travail : lundi à jeudi (08h30-17h20) et vendredi (08h30 - 16h10)
- Restauration sur site : possible
- Accès : voiture (parking), métro (7), RER (C)
Niveau d'études minimum requis
- Ouvert aux contractuels