Fonction publique d'Etat

Assistant de Direction F/H (réf. A2)

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Sorbonne université– Services universitaires

Résumé
de l'offre

Référence de l'offre

2019-151452

Catégorie

B

Postuler

Informations générales

Domaine fonctionnel & emploi

Administration générale

Description du poste

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Au titre de se responsabilité sociale et culturelle, conformément à ses statuts, Sorbonne Université s'est dotée d'un médiateur et d'une déléguée à l'intégrité scientifique. La déléguée à l'intégrité scientifique peut s'adjoindre un comité composé de plusieurs membres après avis des doyens de la commission Recherche. Tous deux exercent leur mission en toute indépendance de la gouvernance. Nommés pour un mandat de 3 ans, ils produisent chacun un rapport annuel en direction du conseil d'Administration mais aussi du conseil Académique en ce qui concerne le rapport de la déléguée à l'intégrité scientifique.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie
Sorbonne Université - 4 place Jussieu - 75005 Paris

Descriptif du poste

Fonction : Assistant de direction
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J

Activités principales :

Placé auprès de la directrice des relations institutionnelles et de la coordination, l'assistant(e) a pour mission d'assister la déléguée à l'intégrité scientifique et le médiateur dans l'exécution de leurs activités et d'en optimiser la gestion.

Il/elle assure le secrétariat de la déléguée à l'intégrité scientifique et du médiateur et exerce les activités principales suivantes :
- Gestion des agendas
- Accueil téléphonique
- Accueil et orientation des visiteurs,
- Organisation des rendez-vous, réunions, déplacements en France et à l'étranger
- Suivi des demandes,
- Préparation de dossiers en vue des réunions,
- Rédaction de courriers et de comptes rendus de réunions
- Archivage,
- Gestion de la bonne circulation des parapheurs (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture…)
- Préparation et/ou soutien administratif et logistique d'évènements

Conduite de projets : Non
Encadrement : Non

Profil recherché

Connaissances requises :
- Connaissance générale des procédures administratives
- Connaissance des techniques de secrétariat

Savoir-faire :
- Savoir organiser et planifier ses activités
- Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance
- Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d'information écrite ou orale
- Connaître l'environnement bureautique et maîtriser les logiciels bureautiques
- Proposer des modes d'organisation, de fonctionnement, de simplification et de classement
- la maitrise de l'anglais est un plus.

Savoir-être :
- Excellent relationnel
- Organisation
- Rigueur
- Réactivité
- Disponibilité
- Discrétion
- Autonomie
- Sens du travail en équipe

Informations complémentaires

Toute candidature doit impérativement être envoyée à l'adresse suivante: recrutement@sorbonne-universite.fr

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)