Fonction publique d'Etat

Assistant de direction du Doyen de la Faculté des Sciences et Ingénierie F/H (réf.FDLS33)

France, Ile-de-France, Paris (75)

Sorbonne Université – Faculté des sciences et Ingénierie

Résumé
de l'offre

Référence de l'offre

2019-235049

Poste à pourvoir le

18/07/2019

Catégorie

B

Quotité de temps de travail

Temps complet

Postuler

Informations générales

Domaine fonctionnel & emploi

Administration générale

Description du poste

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté des Sciences et Ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Au sein de Sorbonne Université, la faculté des Sciences et Ingénierie couvre un large éventail de disciplines scientifiques. Elle est composée de 88 laboratoires de recherche, 21 départements de formation et 6 UFR (Unité de Formation et de Recherche) en chimie, ingénierie, mathématiques, physique, biologie, Terre environnement et biodiversité. Elle compte également l’École polytechnique universitaire - Polytech'Paris, l’Institut d’astrophysique de Paris, l’Institut Henri Poincaré et trois stations marines à Roscoff, Banyuls et Villefranche-sur-Mer, ECCE-TERRA qui ont le statut d'observatoire des sciences de l'Univers. Elle accueille 24086 étudiants dont 2762 doctorants et compte 3332 personnels - enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs et personnels administratif et technique.

Localisation :
Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université
Campus Pierre et Marie Curie – 4 place Jussieu 75005 Paris

Descriptif du poste

Fonctions : Assistant de direction du Doyen de la Faculté des Sciences et Ingénierie F/H
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne de recherche et formation 
BAP : J
Emploi type :
J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative         

Placé(e) auprès du doyen et de l’équipe décanale de la Faculté des Sciences et Ingénierie, l’assistant(e) de direction a pour mission d’assister  le doyen dans l’exécution de ses activités et d’en optimiser la gestion. Il/elle assure le secrétariat de la Faculté des Sciences et Ingénierie et, à ce titre, exerce les activités principales suivantes :

- Accueil et orientation des visiteurs et correspondants téléphoniques,

- Gestion des plannings de la doyenne et de l'équipe décanale,

- Gestion financière de la structure et suivi des achats,

- Organisation des rendez-vous et des réunions puis établissement du compte-rendu,

- Rédaction de courriers et suivi des demandes,

- Préparation de dossiers,

- Archivage,

- Préparation et/ou soutien administratif et logistique d’évènements.

 

Ce poste est en lien fort avec les assistantes de la direction générale et des autres directions facultaires, les composantes, les départements de formation et les laboratoires de recherche, ainsi que les directions placées au niveau universitaire.

Conditions particulières d'exercice

Contraintes liées aux calendriers universitaires.

Profil recherché

Connaissances requises :

- Connaitre l'organisation et le le fonctionnement de l'établissement,

- Maitriser les techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative,

- Maîtriser les outils bureautiques (Pack MSoffice…).

 Savoir-faire :

- Être capable de gérer les priorités et les urgences et de s’adapter à un environnement réglementaire complexe et évolutif, en tenant compte des échéances fixées,

- Capacité à structurer et rédiger des documents, des courriers, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…,

- Rechercher l'information, la vérifier, la traiter et la classer,

- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de ses missions,

- Savoir repérer les situations sensibles et alerter la direction.

 Savoir être :

- Savoir faire preuve de neutralité et de discrétion professionnelle,

- Respecter la confidentialité,

- Sens de l’organisation avec méthode, rigueur et réactivité,

- Capacité d’analyse,

- Autonomie,

- Sens des relations humaines et appétences pour le travail en équipe.

Niveau d'études minimum requis

Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Informations complémentaires

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)